Kanban för it drift och support team

Managing IT projects and IT departments, in general, is not an easy quest, but as obvious from the examples above you can deal with it, while using the right tools.

All these cases mentioned in the current article come to notice that even the simplest version of Kanban can have a tremendous positive impact on IT ops team processes. One of the main reasons is that with Kanban you agree to pursue evolutionary change.

As Ian Carroll says “The beauty of Kanban is that you start with what you do now”. Then you improve.

Kanban for IT Operations

Kanban är ett alternativ för it-drifts och support team för scrum passar inte riktigt där.

Boarden som visas är exempel och vilka kolumner och lanes man har beror på vad som passar det teamets sysslor.

Skillnaden mot traditionell ärendehantering blir att ingen tilldelar en specifik person ett ärende utan att folk i teamet går och plockar ärenden allteftersom och tar ett så högprioriterat ärende som de anser sig kompetenta att hantera.

Vill man däremot lära sig nåt helt nytt kan man kanske göra ett sånt ärende tillsammans med någon erfaren som lär en hur så man kan göra det själv nästa gång?

Men i kanban har man normal inte tvärfunktionella team som i scrum, utan funktionella team som har en viss kompetens, så de flesta i ett sånt team är kompetenta att ta valfri uppgift på boarden.

En annan skillnad är att todolistan kan omprioriteras löpande men ingen arbetsledare kan gå in och påverka pågående arbetes flöde annat än för att avbryta något helt om det i sällsynta fall behövs.

Sen kommunicerar man självklart med ev. användare eller beställare under arbetets gång vid behov.

Man även har work in progress limits för många kolumnet vilket förhindrar för mycket task switching och bidrar till att teamet kan arbeta så fokuserat som möjligt även inom Ops.

Så även om det dyker upp ett jättekritiskt ärende i silver bullet lane så måste det ärendet kanske vänta till någon i teamet fått en slot ledig och kan ta den uppgiften beroende på vilken policy teamet har för dessa.

Likheten med scrum är att teamet blir självorganiserande i samma grad gällande arbete som utförs och styr sitt eget arbete i hög grad, och skillnaden är att det inte finns några sprintar, man har WIP limits och att todo listan kan omprioriteras eller ändras löpande.

After our meetings (both planned and ad-hoc), we came to the conclusion that we could get more done by introducing a goalie who would catch all ad-hoc requests and categorize them as appropriate – small tasks would be done immediately and larger tasks would be written out as a proper card.

Use of Kanban in the Operations Team at Spotify

Tycker även Spotifys kanban implementation och deras användning av en goalie var rätt intressant för denna hanterar alla oförutsedda ärenden som droppar in och annars hade stört teamets arbete.

Jag tror drifts och support team hade gillat att jobba enligt kanban och skillnaden blir inte så jättemycket större mot det traditionella sättet förutom mer självstyre och större möjligheter att jobba ostört och fokuserat och videon ovan går igenom VMWares implementation av kanban för driftsteam.

Sen kan man skräddarsy kanban boarden så varje team får sitt eget optimerade arbetsflöde som passar just dem i stället för ett bloated generellt där bara vissa saker passar.

Den minimalistiska versionen av kanban innehåller bara kolumnerna todo, doing och done så man utgår ifrån den och lägger inte till mer än vad som är absolut nödvändigt baserat på det specifika teamets uppgifter och arbetsflöde i form av kolumner och lanes.